Aplicativo não é prestação de contas: até onde vai o dever de transparência do síndico?

Decisão recente do STJ reacende discussão sobre a diferença entre disponibilizar informações financeiras e efetivamente prestar contas; nos condomínios, Código Civil estabelece obrigação anual do síndico perante a assembleia

Aplicativos de gestão transformaram a administração dos condomínios. Hoje, em poucos segundos, moradores conseguem consultar boletos, balancetes, contratos, notas fiscais, saldos bancários, despesas e uma série de informações que, há alguns anos, ficavam concentradas em pastas físicas dentro das administradoras.

A digitalização trouxe mais acesso e facilitou a fiscalização. Mas criou também uma dúvida importante: disponibilizar todos esses documentos em uma plataforma significa que a administração efetivamente prestou contas?

Uma decisão recente do Superior Tribunal de Justiça (STJ) ajuda a colocar essa discussão novamente no centro do debate sobre transparência e gestão.

Em julgamento divulgado em 21 de agosto, a Terceira Turma do STJ entendeu que o acesso a um sistema eletrônico contendo informações contábeis não afastava, naquele caso, o dever formal de prestação de contas do administrador.

O processo, é importante ressaltar, não envolvia um condomínio edilício residencial. Tratava-se da administração de imóveis mantidos em copropriedade entre irmãos. Ainda assim, o julgamento chama atenção para uma distinção que também é relevante na rotina dos edifícios: ter acesso aos dados não significa necessariamente que tenha ocorrido uma prestação formal de contas.

Para Cristiano Pandolfi, sócio do escritório Toledo & Pandolfi Advogados, especialista em Direito Condominial e vice-presidente da ANACON (Associação Nacional da Advocacia Condominial), a discussão ganha importância em um momento em que a gestão dos condomínios está cada vez mais digitalizada.

“Os aplicativos são ferramentas excelentes de transparência e facilitaram muito o acesso às informações. O problema começa quando se acredita que simplesmente colocar documentos dentro de uma plataforma encerra o dever de prestar contas. Uma coisa é disponibilizar informação. Outra é organizar, apresentar, explicar e submeter as contas à apreciação de quem tem competência para analisá-las”, explica Pandolfi.

O que significa prestar contas em um condomínio?

No condomínio edilício, o dever do síndico está expressamente previsto no Código Civil. O artigo 1.348 estabelece, entre suas atribuições, a obrigação de prestar contas à assembleia anualmente e sempre que exigidas.

O artigo 1.350 determina ainda a convocação anual da assembleia para, entre outros assuntos, deliberar sobre orçamento, contribuições dos condôminos e prestação de contas.

Isso significa que o processo vai além de disponibilizar extratos ou apresentar um saldo final.

Uma prestação de contas adequada deve permitir que os condôminos compreendam de onde vieram os recursos, onde foram aplicados, quais compromissos foram assumidos e se as despesas realizadas correspondem ao orçamento e às deliberações da coletividade.

“Transparência não significa despejar centenas de documentos em um aplicativo. A informação precisa ser inteligível. Uma gestão pode disponibilizar milhares de páginas e, ainda assim, deixar sem resposta uma pergunta básica sobre determinada despesa”, afirma Pandolfi.

O morador pode exigir as contas individualmente?

Aqui existe outra distinção importante.

O STJ já consolidou entendimento de que, no condomínio edilício, o condômino individualmente não possui legitimidade para ajuizar ação de exigir contas contra o síndico. O dever formal de prestação de contas é dirigido à assembleia, que representa a coletividade dos condôminos.

Isso não significa, entretanto, que o proprietário fique impedido de fiscalizar a administração.

O condômino possui direito de acesso aos livros e documentos relacionados à gestão. Portanto, uma coisa é solicitar acesso a notas fiscais, contratos, comprovantes e demais documentos administrativos. Outra, juridicamente diferente, é ajuizar uma ação formal de exigir contas.

Essa diferença nem sempre é compreendida dentro dos condomínios.

“Existe o direito de fiscalização do condômino e existe a prestação formal de contas à assembleia. São institutos diferentes. O morador não precisa ficar no escuro sobre a gestão financeira, mas isso também não significa que cada proprietário individualmente substitua a assembleia na função de apreciar as contas”, explica o advogado.

O que acontece quando as contas não são aprovadas?

A rejeição das contas não significa automaticamente que houve fraude, desvio ou apropriação de recursos.

Pode haver inconsistências documentais, despesas sem comprovação adequada, divergências em relação ao orçamento aprovado ou simplesmente necessidade de esclarecimentos adicionais.

Nesses casos, a gestão pode ser chamada a complementar documentos e explicar os pontos questionados.

Situações mais graves, entretanto, podem produzir consequências jurídicas e administrativas.

O próprio Código Civil prevê que o síndico que não prestar contas, praticar irregularidades ou não administrar convenientemente o condomínio pode ser destituído por assembleia especialmente convocada para essa finalidade.

Por isso, Pandolfi defende que a prestação de contas não seja encarada apenas como uma obrigação burocrática realizada uma vez por ano.

“Uma boa gestão não começa a organizar as contas na semana anterior à assembleia. Ela constrói a prestação de contas durante todo o ano. Contratos, notas, aprovações, comprovantes e justificativas precisam formar uma trilha documental capaz de explicar as decisões tomadas.”

Administradora não substitui o síndico

Outro equívoco recorrente é imaginar que, quando existe uma administradora profissional, a responsabilidade pela prestação de contas deixa de ser do síndico.

A administradora pode organizar documentos, executar pagamentos, produzir balancetes e oferecer sistemas tecnológicos de gestão. Isso, porém, não elimina as atribuições legais daquele que exerce a sindicatura.

“O síndico pode contar com administradora, contador, conselho e ferramentas digitais, mas continua tendo atribuições próprias previstas em lei. Terceirizar tarefas operacionais não significa transferir automaticamente suas responsabilidades”, afirma Pandolfi.

Aplicativos aumentaram a transparência, mas também a cobrança

A transformação digital criou um cenário curioso para os condomínios.

Nunca houve tanto acesso à informação financeira e, ao mesmo tempo, nunca foi tão fácil questionar uma despesa.

Um morador pode visualizar uma movimentação pelo celular poucos dias depois de sua realização e perguntar imediatamente por que determinado fornecedor foi contratado, por que um serviço custou determinado valor ou por que uma despesa não estava prevista inicialmente.

Para Pandolfi, isso não deve ser visto necessariamente como um problema.

“A transparência reduz espaço para desconfiança. Quando existe organização, o questionamento do morador pode ser respondido com documento, contexto e justificativa. O problema aparece quando nem a própria gestão consegue reconstruir por que determinado gasto foi realizado.”

Nesse sentido, a tecnologia pode ser uma aliada importante, desde que não seja confundida com a própria governança.

Cinco cuidados para uma prestação de contas mais transparente

Para reduzir conflitos, Cristiano Pandolfi recomenda que a gestão observe alguns pontos básicos:

1. Não espere a assembleia anual para organizar documentos

Notas fiscais, contratos, comprovantes, autorizações e registros devem ser arquivados ao longo de toda a gestão.

2. Explique despesas fora do padrão

Uma movimentação extraordinária sem contextualização tende a gerar dúvidas. Registrar a justificativa facilita a compreensão posterior.

3. Separe acesso à informação de prestação formal de contas

O aplicativo facilita a fiscalização cotidiana, mas a prestação de contas continua tendo seu rito próprio perante a assembleia.

4. Mantenha rastreabilidade das decisões

Despesas decorrentes de decisões assembleares, contratos ou situações emergenciais devem possuir documentação que permita reconstruir como e por que foram realizadas.

5. Transforme números em informação compreensível

Balancetes excessivamente técnicos podem dificultar a fiscalização em vez de facilitá-la. Uma boa prestação de contas deve permitir que o condômino compreenda a situação financeira do empreendimento.

Transparência digital não substitui governança

A decisão recente do STJ mostra como a digitalização está criando novos desafios para relações jurídicas tradicionalmente baseadas em documentos e procedimentos formais.

No caso julgado, a Terceira Turma entendeu que o compartilhamento eletrônico de informações não era suficiente para afastar o dever de prestação de contas daquele administrador de bens comuns.

Nos condomínios edilícios, embora as regras jurídicas sejam específicas e o destinatário da prestação de contas do síndico seja a assembleia, a reflexão permanece atual.

Para Pandolfi, a tecnologia deve ser usada para ampliar a transparência, e não para criar atalhos.

“Um condomínio pode ter o aplicativo mais moderno do mercado, digitalizar todos os documentos e disponibilizar informações em tempo real. Isso é positivo, mas não substitui a governança. Prestação de contas é também explicar decisões, demonstrar a utilização dos recursos e permitir que a coletividade exerça efetivamente sua função de fiscalização. Digitalizar documentos não é a mesma coisa que prestar contas”, conclui.

(Crédito: Arquivo Pessoal)